SmileyPoints

English paper can be found here.

Thesenpapier

Vorsprung durch Frühwarnung im Projekt – Teamstimmung als Indikator.
- Methodischer Umgang mit Emotionen im Projekt -

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um die Stimmung in Projektteams zu sammeln, welche als Frühwarnsystem dienen kann. Der Autor verwendet folgende Methode seit einigen Jahren mit zuverlässigen und aussagekräftigen Ergebnissen - auch in internationalen und zudem virtuellen Projekten.

"SmileyPoints" werden systematisch über ein Online-Umfrage-Tool gesammelt.

Fragen, die in der Umfrage zu stellen sind:

  1. "Wie glücklich sind Sie auf dem Programm / Projekt?" (Skala mit Werten von -10 bis +10)
  2. "Was kann das Programm- / Projektmanagement noch verbessern?"
  3. "Was können Sie selbst die Situation verbessern?"
  4. "Rumor Box: Wenn es Gerüchte gibt und Sie haben Fragen zu diesen: Lass Sie es uns wissen um dies zu klären."

In größeren Programmen fügen Sie eine Frage zur Teamzuordnung des Projektmitgliedes hinzu um Abweichungen zwischen den verschiedenen Teams innerhalb des Programms bestimmen zu können.

Die Umfrage soll jede zweite Woche im Falle eines länger andauernden Projektes oder Programmes durchgeführt werden. Es kann eine gute Trendanzeige während des Projekts sein. Die minimale Beteiligung der Projekt-Mitglieder sollte mindestens 10% aller Mitglieder des Projektteams betragen. Weniger ist nicht repräsentativ. Für kleinere Teams muss eine höhere Mindestbeteiligung erreicht werden.

Die durchschnittliche und die Standardabweichung aller Ergebnisse der Antworten auf die Frage 1 gibt Ihnen einen klaren Hinweis auf die Stimmung im Team innerhalb des Programms oder Projektteams.

Je höher die Standardabweichung (!) aller Werte ist, ist es wahrscheinlich, dass

  • die Kommunikation im Team mangelhaft ist (Insbesondere von oben nach unten und unten nach oben)
  • Rollen und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind oder nicht transparent an das Team kommuniziert wurden und
  • der Leistungsumfang nicht klar definiert oder nicht transparent ist - zumindest dem erweiterten Team

Diese Einzel-Treiber wurden durch begleitende Interviews und ausführlichere Umfragen im Laufe der Jahre herausgearbeitet. Eine direkte Korrelation konnte bestätigt werden.

Es konnte bestätigt werden, dass es keiner komplexeren und ausführlicheren Umfragen im Team bedarf um die beiden Funktionen der SmileyPoint Befragung zu erfüllen: Trendbarometer und Frühwarnsystem.

Je niedriger der Mittelwert (!) der Ergebnisse in Frage 1 ist desto weniger attraktiv ist das Projekt für die Teammitglieder. In sehr kritischen Projektsituationen (z. B. Work Life Balance nicht erreichbar aufgrund der Arbeitslast) ist der Mittelwert ebenfalls niedriger.

Jetzt stellt sich die Frage ob es eine Korrelation zwischen Standardabweichung und Mittelwert gibt? Nicht wirklich. Die Standardabweichung sollte in einem gut organisierten Programm niedrig sein. Auch in einer „überarbeiteten“ Organisation sollte - wenn solche Dinge wie Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten, Kommunikationskanäle, Leistungsumfang klar definiert und transparent für das Team sind - die Standardabweichung gering sein.

Die nächste Frage: was ist hoch und was ist niedrig? Werte zwischen +2 und +4 als Mittelwert werden häufig für gut geführte Projekte gegeben. Natürlich gibt es eine Tendenz neuer Teammitglieder, Ihren persönlichen Wert in den Bereichen von 6 bis 10 anzugeben. Dieser Aspekt benötigt eine kritische Masse von Antworten auf der Skala.

Dies unterstützt die Hypothese, dass ein neues Projekt mit neuem Team nicht automatisch einen hohen Mittelwert ergibt.

Mittelwerte von -6 bis -2 erhält man bei Projekten in einer Turnaround-Situation oder zumindest in Projekten mit der Notwendigkeit eines Turnarounds.

Für die Interpretation von Werten der Standardabweichung liegen ebenfalls bestätigte Erfahrungen vor, welche im Vortrag dargestellt werden.

Eine Umfrage wie diese ersetzt natürlich keine individuellen Gespräche und Interviews, aber es gibt Ihnen sehr genaue Indizien oder zumindest eine anfängliches Gefühl wenn Sie keinen Kontakt zu dem Programm bisher hatten.


Erweiterung der empirischen Grundlage

Wenden Sie SmileyPoints aktiv in Ihren Projekten an!

Ihre Kommentare und aktive Teilnahme sind gewünscht. Beides können Sie in folgender Umfrage hinterlegen und Sie werden auf Wunsch über neue Erkenntnisse informiert.

Ihre Teilnahme



Präsentation 

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Marc Widmann,
29.10.2013, 02:26